Alhamdulillah, saya sampaikan terima kasih atas waktu yang diberikan untuk berbagi ilmu mengenai dokumen Ekspor. Dalam hal ini, saya hanya berbagi sedikit ilmu berdasarkan pengalaman saya selama menjadi staf dokumen sekaligus kita belajar bersama mengenai Ekspor Ekspor khususnya dokumen Ikan. Berikut uraian materi tentang dokumen ekspor:

1. Persyaratan yang harus dipenuhi sebuah UPI utk melakukan Ekspor ikan beku apa saja?

Secara umum, syarat-syarat utk melakukan ekspor Ikan Beku, sebuah UPI (Unit Pengolahan Ikan) harus :

• Berstatus Badan Hukum,

Persyaratan ini  dibutukan guna mempermudah UPI untuk melakukan kegiatan Ekspor. misalnya menjadi CV (Commanditaire Vennotschap), Firma, atau PT (Perseroan Terbatas)

• Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

Mengapa NPWP ? Seluruh wajib pajak baik itu perseorangan maupun Badan Usaha yg menerima penghasilan di Indonesia wajib memiliki NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pajak. Karena NPWP tidak hanya berfungsi sebagai nomor identifikasi wajib pajak, namun juga sangat dibutuhkan jika ingin membuka rekening Koran atau pengajuan kredit di bank, pembuatan paspor dan perizinan pendirian badan usaha.

• Memiliki surat ijin yg dikeluarkan pemerintah, seperti TDP dan SIUP

Apa itu  TDP❓Tanda Daftar Perusahaan (TDP) adalah daftar catatan resmi yang dibuat berdasarkan ketentuan undang-undang atau peraturan-peraturan pelaksanaannya, dan memuat hal-hal yang wajib didaftarkan oleh setiap perusahaan. Dimana TDP ini disahkan oleh pejabat yang berwenang.

Lalu SIUP itu apa❓SIUP adalah surat izin yang diberikan oleh menteri atau pejabat yang ditunjuk kepada pengusaha untuk melaksanakan usaha di bidang perdagangan maupun jasa.

• Melakukan sertifikasi HACPP (keperluannya utk mengurus Sertifikat Kesehatan)

Mengapa HACCP❓Seperti kita ketahui bersama bahwa sertifikasi HACCP ini adalah komponen utama yg diperlukan UPI untuk melakukan kegiatan Ekspor, baik yg tujuannya ke Negara Mitra maupun tidak.

2. Apa saja yang dilakukan sebelum melakukan Ekspor.

Sebelum melakukan Ekspor, UPI juga perlu melaporkan ke kantor Bea dan Cukai. Perlu diketahui, ada beberapa perusahaan yang tergolong kawasan berikat dan kawasan tidak berikat. Secara garis besar sebelum Ekspor, UPI harus melakukan beberapa hal, apa saja❓

• Setelah sudah melakukan sertifikasi HACCP, dan memiliki sertifikat HACCP.. dan mendaftarkan utk Ekspor ke negara2 yg diinginkan… sbg Eksportir, barulah kita mendaftarkan diri ke BKIPM utk mendapatkan akun online utk menerbitkan dokumen berjudul Health Certificate.
• Melaporkan rencana stuffing ke BKIPM regional dimana UPI berada (seperti diketahui bersama, BKIPM merupakan Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan) untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan fisik oleh petugas BKIPM.
• Mendatangkan container kurang lebih 2 hari sebelum closing schedule kapal, melakukan loading barang dan mengumpulkan data untuk mengisi dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang). Data ini meliputi invoice dan packing list, pengisian PEB bisa diserahkan ke EMKL/PPJK yg selanjutnya digunakan utk pengurusan B/L dan COO.
• Barulah, dilakukan pemeriksaan fisik barang Ekspor dan penelitian dokumen yg dilakukan oleh petugas Bea Cukai. Pemeriksaan fisik oleh dua pihak, dari karantina ikan dan juga petugas bea cukai
• Setelah diperiksa dan dinyatakan OK, barulah shipper mendapat persetujuan dan dilakukanlah pemuatan barang ke container. Akan di segel oleh petugas bea cukai, Berangkatlah container menuju pelabuhan

3. Syarat Dokumen Ekspor Ikan Beku.

Pada dasarnya, syarat Ekspor maupun dokumen Ekspor baik itu ke negara Mitra ataupun tidak, kurang lebih sama. Hanya saja, ada perbedaan yang tidak terlalu banyak. Berikut dokumen penting yg harus diterbitkan:

• Commercial Invoice

Commercial Invoice merupakan dokumen yang berisi rincian tentang keterangan; jumlah barang yang dijual, berat bersih, harga barang, dan perhitungan pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual (shipper / eksportir). Umumnya dalam invoice tercantum juga : nomor container, nomor segel container, nama kapal pengangkut, tanggal pengapalan, dan detail lainnya yg diperlukan di L/C (bila pembayaran dg L/C)

• Packing List

Merupakan dokumen yang berisi rincian tentang jumlah barang, berat bersih maupun berat kotor, dan dikemas dalam kemasan. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual (shipper / eksportir). Packing list umumnya juga memiliki keterangan yang sama seperti invoice (keterangan angkutan)

• Bill of Lading

Merupakan dokumen inti yang berisi rincian tentang detail barang (nama barang, jumlah karton/kotak, berat bersih, berat kotor), nama kapal dan voyage, nomor container, nomor segel, shipper/eksportir, consignee/penerima barang, notify party/ … , pelabuhan muat, pelabuhan tujuan, tanggal pengapalan, suhu container pengangkut, dan keterangan lain yg dibutuhkan oleh pembeli. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang sudah dimuat diatas kapal yg disertai dengan tanggal penerbitannya.

Dokumen ini diterbitkan oleh pelayaran. Dokumen ini berjumlah 3 set asli, dan 3 set non-negotiable copy. Syarat penerbitan B/L yaitu, shipper harus mengirim data pendukung ke pelayaran sebagai syarat diterbitkannya B/L. Data tsb : invoice, packing list, PEB dan shipping instruction/instruksi pengapalan.

• Certificate of Origin atau Surat Keterangan Asal

Dokumen ini merupakan dokumen yang menyatakan asal barang yg diekspor. Isi detail dokumen ini meliputi: detail barang (nama barang, jumlah karton/kotak, berat kotor), nama kapal dan voyage, shipper/eksportir, consignee/penerima barang, pelabuhan muat, pelabuhan tujuan, tanggal pengapalan, dan keterangan lain yg dibutuhkan oleh pembeli.

Dokumen ini diterbitkan oleh Disperindag. Pengurusan dokumen ini bisa dilakukan sendiri oleh shipper, atau pengurusannya diserahkan ke EMKL/PPJK.  Dokumen ini berjumlah 1 set asli, dan 3 set copy.

Syarat penerbitan COO yaitu, shipper harus mengirim data pendukung ke EMKL/PPJK sebagai syarat diterbitkannya COO. Data tsb : invoice, packing list, PEB dan draft B/L.Dokumen ini memiliki form yang berbeda beda untuk tiap Negara tujuan, dimana form tersebut sudah diatur dan isinya menyesuaikan dari form tersebut

• Health Certificate atau Sertifikat Mutu atau Sertifikat Kesehatan

Dokumen ini merupakan dokumen yang menerangkan bahwa barang sudah layak untuk diekspor dan sudah dilakukan uji terhadap barang tersebut sebelum dilakukan ekspor. Isi dokumen meliputi: detail barang (nama barang, jumlah karton/kotak, berat bersih dan berat kotor), nama kapal dan voyage, nomor container dan nomor seal, shipper/eksportir, consignee/penerima barang, pelabuhan muat, pelabuhan tujuan, tanggal pengapalan, nomor sertifikat HACCP, nomor ijin registrasi ekspor ke Negara tujuan dan keterangan lain yg dibutuhkan oleh pembeli. Dokumen ini diterbitkan oleh BKIPM Pengurusan dokumen ini diajukan dan diurus sendiri oleh shipper. Dokumen ini berjumlah 1 set asli, dan 1 set copy.

Syarat penerbitan HC yaitu, shipper harus mengajukan rencana stuffing terlebih dahulu ke BKIPM, lemudian petugas BKIPM akan melakukan pemeriksaan fisik dan kesesuaian dg dokumen, kemudian shipper melakukan pengajuan penerbitan HC. Data pendukung sebagai syarat diterbitkannya HC adalah : invoice, packing list, PEB dan draft B/L.

Dokumen ini memiliki ciri khas yang sama dengan COO, dimana HC memiliki form yg berbeda beda untuk tiap Negara tujuan. Form tersebut sudah diatur dan isinya menyesuaikan dari form tersebut.

Adapun, dokumen tambahan yaitu

• Test Result (TR) / Micro analysis

Dokumen ini merupakan dokumen tambahan yg menjadi halaman lanjutan atau attachment dari HC. Umumnya dokumen ini diminta oleh buyer dimana detail uji yg akan tertera di TR berdasarkan permintaan buyer.

• Catch Certificate / Sertifikasi Hasil Tangkapan Ikan (SHTI)

Dokumen ini merupakan salah satu syarat utama untuk melakukan Ekspor ke Uni Eropa. Tidak hanya negara Uni Eropa, importir di Thailand juga meminta SHTI menyertai produk perikanan Indonesia yang diekspor ke Thailand, hal ini karena produk perikanan tersebut merupakan bahan baku bagi industri pengolahan di Thailand yang selanjutnya akan dipasarkan ke Uni Eropa. Dokumen ini menjelaskan tentang beberapa hal yaitu : detail data Ekspor meliputi nama barang, HS Code, detail jumlah ikan yg di Ekspor, nomor container, tanggal pengapalan, Eksportir dan Importir; dan detail jumlah ikan yang ditangkap meliputi periode penangkapan ikan, nama kapal dan alat penangkap ikan, nomor izin penangkapan ikan, nama nelayan, area penangkapan, nama spesies ikan.

Saat ini, juga ada aturan yang mensyaratkan dokumen Catch Certificate for Traceability, khususnya utk komoditi Ikan Kakap (Snapper) dan Tuna (Yellowfin Tuna) yg di Ekspor ke USA. Namun untuk aturan ini, mulai diberlakukan di tahun 2018.

4. Tipe pembayaran dalam Ekspor

Secara umum dibagi menjadi 3, diantaranya:

1. T/T atau Telegraphic Transfer
2. Collection
3. L/C atau Letter of Credit

Penulis : Nur Fitriani

Editor  : Annur Ahadi Abdillah